原則として退職金は会社を退職した時に支給されます。退職をして翌日から会社に来ることがなくなった時、従業員の場合は「雇用契約」役員の場合は「認容契約」が終了した時に支給されます。
これが原則なのですが、代表取締役を退任して会長に就任した際に退職金を支払うことができ、会社の費用にすることができます。
会社が費用として処理できる役員に対する退職金の金額には限度額があります。費用として処理できる金額は退任時の月額報酬、在任年数、役職によって変わってきます。
退職金はいくらまで会社の費用にすることができるのか？の話
代表取締役を退任、取締役も退任して会社に出社もせず、完全に会社を辞めた状態であれば「株主総会の決議等で退職金の額が確定した日の属する事業年度」もしくは「実際に退職金を支払った事業年度」に費用計上することができます。
社長を辞めて会長になった場合の退職金
代替わりの時によくあるパターンとして代表取締役（社長）は辞めますが取締役は辞めず、肩書きを取締役会長（会長）に変更した場合にも退職金を費用計上できるのですが細かい条件があるので注意が必要です。
このように代表取締役を辞めて、会長として引き続き会社に在職し続けることを分掌変更と呼びます。
法人税基本通達には9-2-32にこのように書かれています。
法人が役員の分掌変更又は改選による再任等に際しその役員に対し退職給与として支給した給与については、その支給が、例えば次に掲げるような事実があったことによるものであるなど、その分掌変更等によりその役員としての地位又は職務の内容が激変し、実質的に退職したと同様の事情にあると認められることによるものである場合には、これを退職給与として取り扱うことができる。（昭54年直法2－31「四」、平19年課法2－3「二十二」、平23年課法2－17「十八」により改正）
(1) 常勤役員が非常勤役員（常時勤務していないものであっても代表権を有する者及び代表権は有しないが実質的にその法人の経営上主要な地位を占めていると認められる者を除く。）になったこと。
(2) 取締役が監査役（監査役でありながら実質的にその法人の経営上主要な地位を占めていると認められる者及びその法人の株主等で令第71条第1項第5号《使用人兼務役員とされない役員》に掲げる要件の全てを満たしている者を除く。）になったこと。
(3) 分掌変更等の後におけるその役員（その分掌変更等の後においてもその法人の経営上主要な地位を占めていると認められる者を除く。）の給与が激減（おおむね50％以上の減少）したこと。
(注) 本文の「退職給与として支給した給与」には、原則として、法人が未払金等に計上した場合の当該未払金等の額は含まれない。
法人税基本通達9-2-32（役員の分掌変更等の場合の退職給与）
1から3番までに具体的な形式基準が書かれています。昔は不自然すぎる案件は例外として、1か2の条件を満たしたうえで3の条件を満たしていれば退職金を会社の費用とすることができ、支給された退職金は退職所得として処理をすることができました。
しかし最高裁平成19年3月13日判決を契機により一層実質的な部分で判断をしていく必要が出てきました。現在は形式的な基準プラス実質的な部で判断をしていく必要がある状態になっています。
分掌変更で対象金を支払う時の具体的な条件と方法
1つの例ではありますが、問題なく退職金を費用処理するためには下記のようなことが必要になります。
1 代表取締役を辞任して監査役や会長などに役職名を変更する。
2 報酬の金額を50％以上減額する。
3 実質的な会社経営行為を一切しない。
4 未払金では費用として処理できないので退職金を全額支払う。
この中でも実質的な行為である3番が一番大切で最新の注意を払う必要があります。
代表取締役を辞任して監査役や会長などに役職名を変更する
代表取締役を辞任して平の取締役になるか監査役に就任するか取締役も辞任する必要があります。
代表取締役以外の専務取締役、常務取締役などの肩書きは任意です。法的に決まっている取締役関係の名称は代表取締役と取締役だけです。
その他の名称は任意で自由です。専務や常務ということになると経営に関与することを意味してしまうので取締役を辞任しないのであれば取締役会長との肩書きが一番シックリくると思います。
報酬の金額を50％以上減額する
代表取締役の時の報酬金額から50％以上報酬金額を下げましょう。50％ピッタリではなく、50％を越えた減額が望ましいと思います。
代表取締役時に月額200万円の報酬だった場合は95万円以下、月額150万円の報酬だった場合は70万円以下、月額100万円の報酬だった場合は45万円以下にするべきです。
ここで問題になってくるのは役員報酬の変更月です。役員報酬を変更する場合は事業年度開始日から3ヶ月以内に変更する必要があります。
それ以降に変更した場合は差額が会社の費用として計上できない役員賞与として処理することになります。
そのため分掌変更をする場合は事業年度開始日から3ヶ月以内にして報酬金額を50％以上減額させる、そして新代表取締役の報酬を上げることが望ましいです。
分掌変更をしたい時期と決算期が合わない場合は決算期を分掌変更をしたい時に合わせて変更してしまう方が役員賞与を発生させてしまうより良い場合が多いと思います。
取引等の都合で決算期を変更できない場合もあると思いますが、ほとんどの会社は決算期を変更しても影響は少ないはずです。
もう1つ問題になることが多いのは退職直前の年に報酬金額を大きく増やしておくという方法です。
退職予定の2年前の月額報酬が100万円前後だったにもかかわらず、退職前年に200万円と倍額に変更。そして分掌変更時に95万円に下げる。
分掌変更直前と比べると50％以下になっていますが、明らかにいんちき処理だとわかる直前の報酬増額。このようないんちきは間違いなくバレて痛い目に合うので絶対にやめましょう。
実質的な会社経営行為を一切しない
長年会社の代表者として会社経営をしてきたのでこれが一番難しい部分です。無意識に会社経営をしてしまうのです。しかしこの無意識に会社経営をしてしまう行為は厳禁です。
最終的な決定をしなくても、会社の重要事項を決める会議に出席をするだけでアウトです。具体的には下記の行為は厳禁です。
1 銀行との借入に関する打ち合わせに出席する。
2 新たに銀行から借りる借入金の連帯保証人になる。
3 主要な取引先の営業を担当したりクレーム対応をする。
4 従業員採用の面接に立ち会ったり、採用の有無の判断に関わる行為。
5 社内の重要な打ち合わせへの出席。
1番から4番の行為があった場合はアウトです。退職金は費用として処理することができず、支給された退職金は退職所得として処理されず給与所得として処理されてしまいます。
数百万円規模の退職金であればダメージは少なめですが、数千万円や億単位の退職金の場合は会社も個人も大ダメージをくらってしまいます。
この辺の管理やコントロールが難しい場合は分掌変更時は退職金は支給せずに、取締役や監査役も辞任して完全に会社から離れた時に退職金支給をした方が良いと思います。
行き当たりばったりで処理せずに年単位で計画をして実行すべき事項です。
未払金では費用として処理できないので退職金を全額支払う
通常の役員退職金は株主総会等の決議で退職金音額が決定した時点で未払状態であっても費用処理することができます。
しかし分掌変更時の退職金は未払金状態では費用処理することができず、実際に支払われたものだけが費用処理することができます。
退職金の額が数千万円から億の単位になると中小企業の場合は計画的にやらないとかなり難しい作業になり、年単位というより10年くらい時間をかけて計画していくべき案件だと思います。
代表取締役の退職金は分掌変更であっても完全な退職であっても時間をかけて計画的に行うべきです。数年単位ではなく、退職予定の10年以上前から可能な限り複数のケースやパターンを想定して準備を進めておきましょう。