仕事もプライベートもペーパーレスが進んでいます。書類をプリントアウトして書類のまま保管したりすることにはメリットがなく、デメリットが非常に大きいです。
しかし仕事の内容によってはプリントアウトをした方が効率よく作業ができることもあります。特に視力が衰えてくると画面上でのチェックが辛くなってきてしまい、間違いも多くなってきてしまいます。
データーの保管ややり取りはデーターで、必要なチェックはプリントアウトをして紙でチェックすることで効率が上がる作業が多いと思います。
デジタル複合機でのプリントはコスパが悪い
この作業を会社によるあるデジタル複合機で行った場合、紙代もカウント料金もかかってしまうため、時間とお金の部分でコストを考えるとコストパフォーマンスが良いかどうかは微妙な感じになってしまうと思います。激安プリンターと激安リサイクルトナー
データーの内容確認のためにデジタル複合機を使うことは無駄でもったいないことです。データー内容確認用のプリントは激安のモノクロレーザープリンターで十分です。トナーは激安のリサイクルトナーを使い、紙は使用済みの紙の裏を使う。リサイクルトナーも裏紙も、使うことでプリンターの寿命を縮めることになり。故障する確率が高くなります。このようなデメリットを考慮しても激安プリンターとリサイクルトナー、裏紙を使うメリットは大きいです。
こんな激安のモノクロレーザープリンター。激安プリンターは純正トナー価格が非常に高いので、プリント数が多い場合は非常にコストパフォーマンスが悪くなってしまいます。
激安モノクロレーザープリンターに合わせるならこのような激安リサイクルトナーが一番です。10本に1本くらい当たりがありますが、ほとんどが印刷の質が非常に悪いです。網がけ部分はまだらで、取引先に見せられるレベルではありません。しかし自社で裏紙を使って書類チェックをするには十分な品質とスピードです。
導入可能か？
デジタル複合機で綺麗な普通紙にプリントすることと比べるとただみたいなコストです。デメリットとしては大手企業では勝手にこのようなことをすることができないこと。零細中小企業の場合はリコージャパンなどの業者に頼んでも金にならないことと、ドル箱であるデジタル複合機の買い替え周期が延びたり、売れなくなるのでやってくれないと思います。私自身、何度か断られたことがあります。明確に断られたわけではないのですが、コストパフォーマンスが上がることは認めてくれましたが華麗にスルーされました。
取引先の会社に必要とは思えないデジタル複合機の入れ替え案件を持ってきたので、入れ替えを断り、代替案として取引先の会社にとっては激安プリンターと激安リサイクルトナーを使う方がコストパフォーマンスが良く、デジタル複合機の故障率も減る。だから激安A4モノクロレーザープリンターを納入してくれ。リサイクルトナーの調達や紙の使い方はこちらで全て買うからとお願いしましたが華麗にスルーされました。
デジタル複合機の利益率が高過ぎる
基本的に高価であるデジタル複合機は会社には不必要であると考えています。紙で提出しなくてはいけない書類があるので今すぐプリンターをなくしてしまうことは現実的ではありませんが、コピー機能とFAX機能が付いたデジタル複合機なんて絶対に必要ありません。デジタル複合機が必要になる仕事のやり方は非常に非効率的であり、無駄なことばかりです。
仕事でプリントした書類、取引先などに渡した書類と自社のシュレッダーで廃棄された書類、どちらが多いでしょうか。圧倒的にシュレッダーで廃棄されている書類が多いのではないでしょうか。
デジタル複合機は必要ない
ということは、紙は裏紙で十分ですし、印刷品質が低くても問題ありません。提出用としてA3カラーレーザープリンター、社内でのデーターチェック用として激安A4モノクロプリンターがあれば十分ですし、かなりコストを抑えることができます。FAXは廃止の方向へ、今までコピーが必要だった仕事のやり方をデーターでやり取りをする方法へ変えていく。FAXとコピーを使わない仕事のやり方は金額のコストだけでなく時間のコストも抑えることができます。
業種によってはFAXもコピーもなくすことができない！と考えている人も多いですが、業種は関係ないです。意識と能力の問題です。