新型コロナウイルスの影響で今まで一向に進まなかったテレワーク化が一気に進んでいます。
2018年7月にテレワークのことについてブログに書きましたが、この時はテレワークの意味を知っている人は35％しかいませんでした。
未だに検索サイトから「テレワーク テレフォン」「テレフォンワーク」「テレホンワーク」という検索ワードで沢山の流入があります。
テレワークという言葉がこれだけ広まり、ほとんどの人がどのようなことを意味するかはわかっていても何の略語なのかがわかっていない人が沢山います。
あなたはテレワークは何の略語だかわかりますでしょうか。
テレワークってテレフォンなんとかの略語ですか？の話
大手企業には一気に普及したテレワークですが中小企業には未だに全くテレワークが普及していない状況だと思います。導入する時間も資金もなく、効率の悪い仕事環境が続いてしまっています。
未だにFAXと電話とメールがメインの連絡手段になっている会社がテレワークなどできるはずがなく、テレワークは夢のまた夢、このままでは永遠に辿り付けません。
いきなりテレワークを目指すのではなく、まず今の非効率的な連絡方法や書類・データのやり取りから変えていきましょう。
テレワークを目指すために導入したいツール
テレワークに直接つながるビデオ会議のソフトなどの前にまず今の効率の悪い状態を改善するためのツール、サービスをご紹介します。
現在もFAXやメールがメインの古いやり方をしている中小企業向けに書きます。
下記のツールやサービスを紹介しているサイトは沢山ありますが、どのサイトも深く掘り下げすぎて結局何ができるのかよくわからない、自社に必要なのかわからない、何もかもが全くわからない説明サイトがほとんどだと思います。
私は表面上のことしか書きません。まずは使って試してみてください。
チャットソフト
チャットソフトはテレワークのためだけのソフトではなく、隙間時間を埋めながら上手く使ったり、過去にやり取りをした内容やファイルの確認がメールと比べてとても簡単だったり、普段の仕事効率も良くなるソフトです。
1対1でのメールのやり取りであっても履歴を追うことはかなり大変であり、過去の添付ファイルを探す作業はとても時間がかかり、見つからないことも多い作業です。
複数人のメールのやり取りだと過去のやり取りを追う作業は完全にお手上げ状態です。
メールだと面倒で非効率的になってしまう作業であっても、チャットソフトを使うことで大きく効率を上げることができます。
LINE
チャットソフトとして一番有名なソフトはLINEです。LINEには仕事に有用な下記の機能が備わっています。
・1対1のチャット機能
・グループチャット機能
・ファイル送付機能
・通話機能
・グループ通話機能
・ビデオ電話機能
・グループビデオ電話機能
チャットソフトとして必要な機能は全て揃っていて、iPhoneなどのスマホだけでなくパソコンでも同じ機能を使うことができます。
LINEパソコン用ソフトダウンロードサイト
1対1での連絡の場合も、複数のメンバーでの連絡の場合であってもLINEはファイル送付が可能なので、メールの代わりに使うことでリアルタイムなやり取りと履歴の管理が簡単になります。
グループ通話機能を使うことで音声だけのオンライン会議が可能になり、グループビデオ通話機能を使うことでビデオ会議が可能です。
チャットも通話もビデオ通話も全てパソコン、スマホ両方とも使うことができます。そして全ての機能が無料です。
LINEは大多数の人が普段使っているソフトなので使い方を1から教える必要も覚える必要もなく、非常に使いやすいソフトです。
しかし仕事で使う場合には下記の様なデメリットがあります。
・送付したファイルが2週間経過すると消えてしまうこと
・既読機能があること
・仕事関係の人にLINEアカウントを教えたくない人が多いこと
・LINEでビデオ会議中は他の人からのLINE通話を受けられなくなること
送付したファイルが2週間経過すると消えてしまう
2週間で送付されたファイルが消えてしまうので、あまり重要でないファイルも保存しておく必要が出てきます。毎回保存する癖をつければ問題ないことのように感じるかもしれませんが、これがけっこう面倒なのです。
必要なファイルや大事なファイルは当然届いたらすぐに保存します。しかし参考程度に送ってもらった大事ではないファイルは管理や整理が大変になるので保存したくありません。
しかしLINEの場合は保存しておかないと2週間経過後はそのファイル内容を確認することができなくなります。よって送付されたファイルは全て保存しておく必要があります。
既読機能がある
これはメリットでもありデメリットでもあります。既読機能があることで相手が読んだかどうかがわかりますが、既読にしたことで返事を急がなくてはいけないというストレスを感じてしまう人が沢山います。
既読にすると返事をすぐにしなくてはいけないとの理由でメッセージやファイルが届いていてもわざと既読にしない人もいるはずなので、仕事の効率が大きく落ちてしまうことがあります。
メッセージに気付いたらなるべく早く内容確認をする必要があり、返信も早い方がベターですが、仕事中は読むことはできても返信はできないという状況の方が多いのですぐに返信しなくても良いのです。返信できなくてもまず読みましょう。
これが正論ではありますが実際はこの既読問題は非常に大きく、既読ストレスの影響で読める状況であっても読まれない状況が多くなるので仕事効率が悪くなってしまいます。
このことが原因で仕事効率が落ちていても気付くことが難しいところが一番の問題点だと思います。
LINEアカウントを教えたくない人が多い
仕事関係の人にLINEアカウントを教えたくない人は多いです。
仕事時間外に連絡がくる可能性があることが嫌、既読のことを気にするのが嫌など、個人のプライベートアカウントであるLINEアカウントを教えることに抵抗がある人、LINEで仕事のやり取りをすることに抵抗がある人がいます。
LINEアカウントを仕事で使うことに抵抗がないAさんとBさんはLINEでやり取りをして、LINEアカウントを仕事で使いたくない他の人は別のチャットソフトを使うなどと、社内や同部署や同課や同プロジェクトグループなど、揃えるべきグループ内では同じソフトを使わないと効率がとても悪くなります。
LINEを仕事で使いたくない人がいる場合は無理をしてLINEを使うことは避け、別のソフトの検討をするべきです。
LINEでビデオ会議中は他の人からのLINE通話を受けなくなること
LINEでビデオ会議中の人にLINE通話をかけると話し中の状態になってしまい連絡を取ることができなくなります。
iPhoneやタブレットの場合は会議が終わるまでLINEメッセージが届いても気付くことができません。
パソコンを使いLINEビデオ会議をしている時はメッセージの通知が入るので気が付くことができます。
iPhoneを使ってLINEビデオ会議をする場合は会議中は通話連絡やメッセージを受けることができないということを頭に置き、LINEでの連絡が多い人は長時間のビデオ会議はしない方が良いです。
とても気軽なiPhoneなどのスマホを使ったLINEのビデオ通話会議ですが、使用中はリソースを占有してしまうというデメリットがあります。
チャットワーク Chatwork
私がLINE以外にオススメするチャットソフトは2つあります。1つがチャットワーク、もう1つがスラックです。両方ともに基本は有料ソフトですが無料状態でも制限がゆるいので、導入時や規模が小さい使い方であれば全く問題ありません。
それぞれに長所と短所がありますが1対1で使うならチャットワーク、複数の会議室を作るような感じで複数の人で複数のグループを作る場合はスラックをオススメします。
チャットワーク公式サイト
チャットワークは日本の会社が運営しているので公式サイトが海外の会社であるスラックと比べて見やすくて、わかりやすい作りになっています。
1対1でチャットやファイルのやり取りをする場合はチャットワークを選んでください。
ここで言う1対1というのはLINEと同じように誰か1人とやり取りをすることを意味します。
LINEと同じように1対1のやり取りであれば相手は何十人でも何百人でも問題ありません。グループでのやり取りではなく1対1のやり取りをしたい場合はチャットワークを選択してください。
チャットワークは1対1のチャットだけでなく、グループLINEのような使い方やビデオ通話をする機能があります。
しかし現在チャットアプリを使ったことがない人は1対1の場合はチャットワーク、それ以外の使い方をする場合は別のソフトを使うのがベターであると覚えておいてください。
1対1でやり取りをする時にチャットワークを使うことのメリットは下記の通りです。
1 既読通知がないこと
2 リアクションボタンがあること
3 相手に登録メールアドレスを伝えるだけでやり取りがスタートできる
4 簡単に相手からの返信を引用してわかりやすい返答ができる
既読通知がないこと
LINEは相手が読んだかどうかがわかりますが、チャットワークは相手が読んだかどうかはわかりません。このことはデメリットでもありますが気が小さい人にとっては大きなメリットです。
リアクションボタンがあること
些細な機能ではありますが「了解」「ありがとう」「おめでとう」「わーい」「すごい」「いいね」のボタンがあります。フェイスブックのリアクションボタンをイメージするとわかりやすいと思います。
チャットワークのメリットの1つである既読通知がないこと、これはメリットでもありますが読んだかどうかを確認すべき事案にとってはデメリットになります。
全てのメッセージに対して読んだことを伝えるだけの返信をする必要はなく、返信すべき時は非常に少ないですが、そのたびに「承知致しました」「了解致しました」とのメッセージは返信する方も返信される方も時間の無駄であり非効率的です。
こんな時に「了解」ボタンが役に立ちます。読んだことを伝えるため、内容を理解できたことを伝えるための「了解」ボタンはとても有用です。
私は「了解」と「ありがとう」ボタンしか使ったことがなく、他のボタンは仕事では必要ないと思っています。
既読機能がないというデメリットはリアクションボタンを使って補うことができる良い機能です。
相手に登録メールアドレスを伝えるだけでやり取りがスタートできる
「Chatwork ID」というものもありますが、そのようなIDの登録をしなくてもチャットワークの登録アドレスを相手に伝えるだけでやり取りをスタートさせることができます。
簡単に相手からの返信を引用してわかりやすい返答ができる
このような感じで簡単に相手のメッセージに対して引用返信をすることができます。全文引用だけでなく、任意で引用部分を選択することが可能です。
引用元の名前と引用したメッセージの投稿年月日と時間が表示されます。やり取りが複雑になってきても引用元部分や日時を特定しやすく、とても使い勝手の良い引用システムです。
スラック Slack
複数の人によるグループを作ってのやり取りをする場合はスラックをオススメします。グループLINEと同じような感覚でのやり取りになります。
スラック公式サイト
チャットワークと同じようにスラックでも1対1でのチャットをすることができますが1対1でのやり取りであればチャットワークの方がシンプルなのでチャットワークをオススメします。
スラックはワークグループ、チャンネル、メンバーという3階層になっています。
ワークグループは一番大きな枠組みのことであり、中小企業の場合は会社でワークグループを取得し、プロジェクトごとや部や課ごとにチャンネルというグループを作り、メンバーはそれぞれのチャンネル内でグループLINEと同じような感じでやり取りをすることになります。
ワークグループを会社として取得するか部として取得するか課として取得をするかは目的により自由です。目的と階層構造を決めてからワークグループを取得をすべきだと思います。
メンバーとは個人アカウントのことであり、メンバー同士でダイレクトメールDMという形で1対1のやり取りをすることもできます。
LINEよりスラックを使うことのメリットは下記の通りです。
1 既読通知がないこと
2 ワークグループ、チャンネル、メンバーという3階層が明確でわかりやすいこと
既読通知がないこと
これはチャットワークと同じでいつ読んだかは相手には伝わらりません。
これはメンタルが弱い人にとってはメリットでありますが、参加者全員が読むことができる最短のタイミングでメッセージを読み、必要な時には必ずメッセージを返すという一定以上のリテラシーがないと壊滅的なことになってしまうというデメリットがあります。
既読機能がなくても、何も返信がなくてもある程度の期間内に対応をすることができる人達でないとデメリットの方が大きくなってしまいます。
特に今はまだメールでやり取りをしているリテラシーの低い会社や事業者の人達が導入する場合はメンバー内にリテラシーが低い人が多い可能性が高いので、導入する場合はメッセージを確認する時間など明確なルール作りが必要だと思います。
そもそも効率を上げるために既読通知がないシステムはリテラシーが低い人が使うべきではないと思います。リテラシーを上げるつもりがない人達は今まで通りの効率の低いやり方を継続せざるを得ないと思います。
ワークグループ、チャンネル、メンバーという3階層が明確でわかりやすいこと
階層の考え方がわかる人にとってはとてもシンプルでわかりやすい構造になっています。
チャンネルというグループを作ることでグループ参加者だけとやり取りをすることができ、プロジェクトごとなど必要に応じて複数のチャンネルを作ることでそれぞれのチャンネルごとで必要事項のやり取りができます。
注意をすべきなのは、無料プランの場合はユーザーの権利管理ができないところです。管理者である自分以外のメンバーが誰でもワークグループに他者を招待することができ、チャンネル参加者は誰でもチャンネルに他者を招待することができてしまいます。
旧態依然の企業は無料プランでの運用は難しいと思います。ルール作りをすればある程度の秩序が保たれると思いますが、絶対に他者に漏らしてはいけない内容をやり取りする場合は有料プランを導入し、ユーザー管理を徹底する必要があります。
スラックは本来このような厳しい管理をしての運用ではなく、秘密などはなしで必要に応じて招待も脱退も自由に進めていくというのが本来の使い方だと思います。使用者に自由を与えることによって効率を上げていくツールです。
昔ながらの経営者には理解が難しい使い方だと思いますが、今のように新型コロナウイルスの影響を受けてしまい何かを変えていかないといけない時に、効率化を一気に進めるには良いツールだと思います。
ビデオ会議ソフト
それぞれの会社や自宅からも打ち合わせが可能なビデオ会議が増えています。表向きは移動時の感染リスクや打ち合わせに行ったことによるお互いの感染リスクを減らすためという話をしていますが、実は移動時間をなくすことでの時間効率を上げるためにコロナを口実にしている事業者も多いと思います。
会議にビデオは必要でなく、通話だけで十分と思っている人も多いと思います。
グループ通話で複数の人と何度か打ち合わせをするとわかることですが、顔が見えない状態で複数の人とのグループ通話打ち合わせはかなり苦痛です。
会話をしている人以外がそこにいるのかどうかもわからず、表情やリアクションもわからないので微妙なニュアンスが全く伝わりません。
打ち合わせ内容にもよりますが、原則として3人以上による通話だけでの打ち合わせは意思疎通が取れずに効率が悪くなるのでやるべきでないと思います。
表情やリアクションが見えるかどうかはとても重要なのです。
LINEでも問題なくビデオ会議をすることができますが仕事で使うには上記の様な問題があることからオススメはしません。
その他にも昔からあるスカイプ、他にもハングアウトやフェイスブックメッセンジャーなどビデオ会議が可能なソフトは沢山ありますが私はZOOMをオススメします。
ZOOM
脆弱性が指摘されグーグルなど大手の会社では使用禁止になっているZOOMですが、バージョン5.0以降であれば国家機密と同程度の情報やり取りに使う時以外は問題ない状態です。
ZOOM公式サイト
ZOOMを使うメリットは下記の通りです。
1 主催者以外はアカウントなしで参加できること
2 画面共有機能がシンプルで簡単であること
3 会議内容を録画、録音が可能なこと
4 他のソフトと比べて音質と画質が良いこと
5 パソコン、iPhone、Android、各種タブレットから簡単に参加ができること
主催者以外はアカウントなしで参加できること
オンライン会議の主催者はアカウントを取得する必要がありますが参加者はアカウントを取得する必要がなく、主催者から送られてきたURLをクリックやタップするだけでオンライン会議に参加することができます。
ソフトがインストールされていない利用者は最初の利用時に自動的にソフトがインストールされます。OKボタンをクリックなどの操作の必要はありますが案内通りに進めるだけで簡単にソフトがインストールされZOOMを使うことができるようになります。
URLをクリックすることで自動的にインストールされるZOOMですが、ZOOMでオンライン会議をすることが決まっている場合は予めZOOMをインストールしておくのが良いと思います。
インストールすべきは下記サイトの「ミーティング用Zoomクライアント」です。
ミーティング用Zoomクライアント
画面共有機能がシンプルで簡単であること
画面共有機能とはオンライン会議に参加しているメンバーに自分のパソコンに表示されている画面を見せることです。
画面共有には下記の様な種類があります。
・自分のパソコンに表示されている内容と全く同じ画面を表示させる方法
・自分が開いているファイルを表示させる方法
・ホワイトボード
自分のパソコンに表示されている内容と全く同じ画面を表示させる方法
ZOOMではこの方法を使って画面共有をしている人が多いと思います。自分のパソコン画面に表示されている内容と全く同じ内容がオンライン会議参加者に表示されます。
わかりやすく使いやすい機能ですがデメリットがあります。
会議には不要なタスクバーやメニューバーが表示されてしまったり、他者に見せたくないものまで表示されてしまう可能性があります。
他者に見せたくないものは普段は気にしていないブックマークツールバーであったり、デスクトップにあるアイコン、ブラウザーで開いているタブなど、ナビゲーションウインドウなどが他者に表示されてしまいます。
これはオンライン会議やビデオ会犠だけでなく、オフラインでのプレゼンやセミナーの時にもあるあるの事象です。
このことを避けるためにも私は画面表示を共有する方法は避けるべきだと思います。
自分が開いているファイルを表示させる方法
オンライン会議に必要なファイル、PDFやパワーポイントやエクセルやブラウザーなど今開いているファイルを指定して画面共有をする機能があります。
あらかじめ必要なファイルを全て開いておかないとオンライン会議が滞り、中だるみしてしまうので必要なファイルは全て開いておくことが必須になります。
この共有方法の場合はデスクトップなど余分なものが他者に表示されてしまうことはありません。しかしブラウザーはタブやブックマークツールバーが表示されてしまうので、見られたくない場合はあらかじめ設定変更をしておく必要があります。
ホワイトボード
文字通り白い画面が表示され手書きで線を引いたりテキスト入力をすることができる画面共有です。
PDFファイルにテキストや線を書き足していくような感じで使い勝手が悪いので、喋りがメインでおまけとして1割程度の情報を加えたい時には有用ではありますが、ホワイトボードへの書き込みをメインとしたプレゼンや会議は現時点では難しい状態です。
会議内容を録画、録音が可能なこと
オンライン会議、ビデオ会議の内容を動画ファイルと音声ファイルとテキストファイルで保存することができます。
動画ファイルと音声ファイルはビデオ会議の内容の動画と音声ファイル、テキストファイルはビデオ会議中のチャットの内容が保存されます。ビデオ会議中の全ての内容を後で確認することができます。
ビデオ会議の内容が録画できること、録画されていることを参加者に伝えたうえでの会議は質が上がり責任を持った発言が多くなります。逆に録画されていることで萎縮してしまい発言できない人が増えてしまうというデメリットもあります。
発言できない人が増えるということはデメリットではありますが、録画をされている状態で発言できる人とできない人を見極めるには会社として良いことだと思います。
月額2千円の有料プランに加入をするとクラウド上にビデオ会議を録画することができます。
他のソフトと比べて音質と画質が良いこと
他のソフトと比べて同じ回線速度だった場合の音質と画質が良く、声や画像の遅延が極めて少なく快適なビデオ会議をすることができます。
最近は新型コロナウイルスの影響でテレビでも出演者がスタジオ入りせずにビデオ会議状態で出演しています。この時に声と画像の遅延が気になることが多いと思います。このような気持ちの悪い遅延がZOOMでは非常に少ないです。
パソコン、iPhone、Android、各種タブレットから参加が簡単にできること
ビデオ会議に発言やプレゼンなど会議らしい形で参加をするにはパソコンが必須ですが、会議内容を閲覧するだけでしたらiPhoneやAndroidなどのスマホやタブレットからでも問題なく参加することができます。
電車などで移動中であってもイヤホンを付けることで会議内容を確認することができます。パソコン以外の場合は画面共有をしたり、会議相手が画面共有した内容を熟考することは難しいと思います。パソコン以外で参加の場合は閲覧だけ、音声を聞いておくだけという感じで割り切っての参加と考えておいた方が良いです。
画面共有を全く使わないビデオ会議の場合はiPhoneなどのスマホやiPadなどのタブレットでも問題なくZOOMでのビデオ会議に参加することができ、不自由は感じないで済むと思います。
ZOOMはデータの伝送効率が良いので電車などで移動中にイヤホンで音声だけを聞き続けるという使い方はとても有意義だと思います。4G回線でも音声だけであればほぼ問題なく途切れずにキレイに声を聞き取ることができます。
パソコンでビデオ会議をする時に必要な機器
ほぼ全てのスマホやタブレットにはマイクとカメラが付いているので何も用意をしないでもビデオ会議に参加することができ、ノートパソコンも最近のものであればマイクとカメラが内蔵されているのでそのままの状態でビデオ会議に参加することができます。
しかしデスクトップパソコンには基本的にマイクもカメラも付いておらず、古いノートパソコンにはマイクは付いていてもカメラが内蔵されていないものもあります。
何度が複数人数で音声だけのオンライン会議をしたことがありますが、顔が見えない音声だけのオンライン会議は効率が悪いです。参加者の表情が見えないと微妙なニュアンスが伝わりません。
不愉快そうなのか、納得してなさそうなのか、嬉しそうなのか、理解できていそうなのかどうかなど顔が見えないとわからないことが多いのです。
1対1での打ち合わせであれば顔を見なくても通話だけで有意義な打ち合わせをすることができます。しかし複数の人とのオンライン会議の場合はカメラを使って顔を見せ合うことは必須です。
WEBカメラ
デスクトップパソコンやカメラが内蔵されていないノートパソコンでビデオ会議をするための機器としてWEBカメラと呼ばれる機器があります。
カメラとマイクがセットになっていて、USBケーブルでパソコンと接続をするものが多いです。
アマゾンでWEBカメラで検索をするとピンからキリまで沢山のWEBカメラが表示されます。
アマゾンでWEBカメラで検索
2020年5月21日現在、新型コロナウイルスの影響でほぼ全てのWEBカメラが売り切れだったり法外な金額で売られていた状況がかなり改善されてきています。
まだ納期が1ヶ月近くかかる商品も多々ありますが、あと2週間ほどすれば金額も納期もさらに落ち着いてくると思います。
WEBカメラの選び方
画質や音質にこだわらなければ値段が一番安い商品を買えば良いだけですが、画質も音質も影響が出るのは自分ではなくビデオ会議をする相手になります。
安いWEBカメラは当然画質も音質も悪く、ビデオ会議の参加者はあなたの顔がハッキリと見えなかったり声が聞き取りにくくなってしまうのです。
金額で選ぶことも大切ですが、金額で選択をするのではなく信頼ができるメーカーのWEBカメラを買うのが正解です。
私がオススメのWEBカメラはロジクールです。ロジクールのイメージは安かろう悪かろうだとは思いますがWEBカメラに関してはビデオ会議という用途に限定すると非常に安定感のある商品を販売しています。
コストパフォーマンスが良いのではなく、ビデオ会議用途に限定すると安定しているのでオススメします、という部分を強調しておきます。
ロジクールのWEBカメラはまだ売り切れや納期が長い商品が多いですがオススメ商品を安い商品からいくつかご紹介します。
以前はずっと1,800円くらいで売られていたWEBカメラなのですが、現在は4千円弱で販売されています。一時は1万円程度まで値上がりしていましたが現在はだいぶ落ち着いてきました。
急ぎであれば4千円程度で買っても良いと思いますが、できれば3千円以下になってから買った方が良いカメラです。
LINEやZOOMなど、どのサービスを使ってのビデオ会議であってもこのWEBカメラであれば必要最低限の機能が備わっています。
解像度は720p、フォーカスは固定、マイクはモノラルですがビデオ会議で使うには必要最低限の質は備わっています。
音質と画質が良く、視野角の広さが欲しい場合はこの商品がオススメです。以前は7,500円くらいで売られていましたが、一時18,000円くらいの金額で売られていました。
こちらの商品も緊急事態宣言の解除が広がってきた影響でだいぶ値段が戻ってきています。1万円前後で売られていることが多いですが、日時によっては混乱前とほぼ同じである8千円前後で売られている時もあります。
8千円まで値下がりしていた時があったので試しに1つ買いました。レビューについては後日追記したいと思っています。
買うかどうかの目安は1万円だと思います。今後値下がりをしなければ安い商品で代用して、安くなってから質の良い商品を買うのが正解です。
私はWEBカメラに過大な質を求める必要はなく、表情を相手に伝えられるだけの画質とおかしな色で表示されなければなんでも良いと思っています。私にとって現在のWEBカメラの性能の上限はこの商品です。
これ以上の性能は仕事のビデオ会議には必要ありません。カメラにお金をつぎ込むよりマイクにお金を使うべきだと思います。
私はデスクトップパソコン用にこのWEBカメラを使っています。オススメしたロジクール製ではありませんが評価が高く、コロナ騒動前に購入したので4,800円で買うことができました。
視野角が78度と広角であり、解像度は1080pフルHDと高品質です。大多数のノートパソコンに内蔵されている720pと比べるとビデオ会議レベルであってもかなり顔が良い感じで写り、解像度も好感度も高いと感じられる綺麗な画質です。
ノートパソコンにカメラが内蔵されている場合は買い足す必要はありませんが、WEBカメラが必要な人には第一候補として考えて良い商品だと思います。
普通に写るWEBカメラを1つ確保し、画質に不満が出てきたら少し高い商品を試すという方法をオススメします。
この後に詳しいことを書きますが、ノートパソコンに内蔵されているマイクもWEBカメラに内蔵されているマイクもビデオ会議では使うべきではなく、イヤホンを別に購入してイヤホンに内蔵されているマイクを使うべきだと思います。
マイク付きイヤホン
ノートパソコンであればマイクもスピーカーも内蔵されているのでマイク付きイヤホンがなくてもビデオ会議をすることができ、デスクトップパソコンであってもWEBカメラを買えばほぼ全ての商品にマイクが内蔵されているのでイヤホンでなくスピーカーがあればビデオ会議をすることができます。
しかしビデオ会議では画質以上に正確な言葉を伝え合うために音質が重要なのです。
参加者の言葉を正確に聞き取るためにはスピーカーよりイヤホンを使うべきであり、ノートパソコンやWEBカメラに内蔵されたマイクはどうしても顔から離れた位置にあるので音を拾う能力は物理的にイヤホンに内蔵されたマイクと比べると劣ります。
ビデオ会議で自分の発した言葉を正確に聞き取ってもらうためには一定以上の音質であるマイクが必須です。
マイク付きイヤホンの選び方
私がオススメするのはAnkerアンカーの商品です。アンカーの商品はイヤホンだけでなくバッテリーもスピーカーなど仕事で使うには必要十分な性能であり、趣味的な高性能部分を省いて上手くまとまっている商品が多いです。
仕事でビデオ会議をするのであれば最低でもこの商品以上の質のものを使うことをオススメします。
Bluetooth接続のコードレスマイク内蔵イヤホンです。音楽を聴くなど趣味的な使い方をする人からの評価は賛否両論で厳しい意見も多いですが、ビデオ会議という会話を主とした使い方をする場合に限れば非常にコストパフォーマンスの良いマイク内蔵イヤホンです。
どのブランドであってもコードが全くないマイク付きイヤホンを買う場合は、5千円を最低ラインと考えておいてください。
仕事で継続的にビデオ会議をする人にはこちらの商品をオススメします。通常は1万円くらい、定期的に割引きセールをしていてセール中は8千円くらいで買うことができます。
5千円のイヤホンと比べて音質の差は私にはわかりませんが、マイクの質は1万円近くのこちらの商品の方が安定感があり、相手にとって聞きやすい音質のマイクです。
音質が良い悪いではなく、相手に間違いなく聞き取ってもらうためには1万円くらいのマイク付きイヤホンを使うことをオススメします。
これはケーブルが付いているマイク付きイヤホンです。ビデオ会議の時にはケーブルが見えない方が見栄えが良いのですが、そのことが気にならない人にはコストパフォーマンスが良い商品なのでオススメです。
私はこのイヤホンは自宅でiPhoneで通話をする時にだけ使っています。ケースにしまわないでも適当にその辺に置いておくだけで良いので通話専用イヤホンとして重宝しています。
デスクトップのパソコンのほとんどがBluetoothの機能を持っていません。マイク付きイヤホンはBluetoothが接続の商品が中心ですのでUSB端子に挿すだけでBluetooth機器が使えるようになるレシーバーが必須です。
どれを買ってもあまり性能に差はありませんが、私はこの商品をオススメします。全てのデスクトップパソコンにこれを刺しておくべきです。
イヤホンだけでなくキーボードやマウスなど、ノートパソコンと全く同じ感覚でBluetooth接続が可能になるのでとても便利な商品です。
アマゾンの価格推移確認
アマゾンはいつでも安いわけではなく、価格変動が激しいネットショップです。コロナ騒動など何かが起きると価格が一気に高騰します。
今売られている値段が今まで売られていた値段と比べて高いのか安いの、どのような価格推移をしてきたのかを確認できるソフトがあります。
使っているブラウザにインストールすることでアマゾンの商品ページに価格推移のグラフが自動的に表示されるようになります。
ソフトの名前は「Keepa Amazon Price Tracker」です。クローム用のインストールサイトへのリンクを張っておきます。
Keepa Amazon Price Tracker
今のような混乱時以外の平時であってもアマゾンで買い物をする時は必ず価格推移を確認してからにしてください。
VPNバーチャルプライベートネットワーク
テレワークをする上で会議や連絡だけでなく、仕事に関するデータにアクセスをする必要があります。
具体的には自宅や外出先のパソコンから会社のサーバーへのアクセス、iPhoneなどのスマホやタブレットから会社のサーバーへのアクセス。
通常はインテグレータに依頼する必要があり、ほどほどの初期費用と毎月の管理費がかかってしまい、出費が多い割りに使い勝手が悪く不具合も多いので中小企業にとってはコストパフォーマンスが悪く、悩みどころになっている会社が多々あることだと思います。
中小企業が依頼する場合はリコージャパンか大塚商会あたりが多いでしょうか。どちらも対応の質が悪く遅く、払っている費用に見合った恩恵を受けることができていないと思います。
ソフトイーサ
ソフトウエアの技術を使ってVPNシステムを構築することができるソフトがあります。ソフトイーサ社が開発販売してるPacketiX VPN 4.0です。
ソフトイーサ公式サイト
VPNを構築するためにハードウェアを購入する必要がありません。ネットワークに関する最低限のリテラシーは必要になりますが、簡単なネットワークの知識があれば、もしなくても少し勉強をすることで簡単にVPNシステムを構築することができます。
詳しい技術や構築方法、どの程度の知識があれば構築ができるのかは下記公式サイトでご確認ください。私が昔から使うことができているくらいですので、ネットワークに関して少しでも囓ったことのある人なら問題なく使えると思います。
PacketiX VPN 4.0の公式サイト
「Small Business Edition」の無期限ライセンス価格が44,910円で5同時接続まで可能、Standard Editionの無期限ライセンス価格が95,000円で30同時接続まで可能になっています。
希望小売価格サイト
ライセンス条件
小規模な会社で運用するのであれば「Small Business Edition」が無難だと思います。それ以上の人数と規模で運用をする場合は別の仕事と管理を兼任する人への負荷がかかりすぎてしまうと思います。
それ以上の規模で運用したい場合は残念ながらインテグレーターに投げる方が結果的に安上がりになると思います。
60日間という比較的長めの無料体験使用が可能なので、興味がある人は無料体験版を使い込んでから導入をしてください。
60日間体験版ダウンロードサイト
クラウドサービス
以前は自社のファイルサーバーにアクセスをするにはVPN一択でしたが今は便利なクラウドサービスが沢山あるので状況が大きく変わっています。
業務データをファイルサーバーではなくクラウド上に保存することで、社内からも社外からもインターネットに接続できる環境であればどこからでもデータにアクセスすることができるようになりました。
ドロップボックス
数あるクラウドサービスの中で私がオススメするのはドロップボックスです。
ドロップボックス公式サイト
1番の利点はクラウドサービスを使っている実感なくサービスを利用できることです。自分のパソコン内のデータを普段通りに使い保存するだけで自動的にクラウド上にも保存され、インターネットに接続されている他のパソコンにはすぐその保存が反映され、接続されていないパソコンはインターネットに接続をすることで保存が反映されます。
パソコンでファイルを保存するとインターネット上にも同じファイルが保存され、同じグループとして使っている他のパソコンに自動で配信されることで常に参加している全てのパソコンとクラウド上にデータが保存されている状態になります（設定方法によります。詳細は後述します）。
インターネットにつながっている10台のパソコンでドロップボックスを使った場合、10台のパソコン全てに同じ内容のデータが保存されます。
データを使う時は普段通り自分のパソコン内にあるデータを開き修正するだけです。わざわざクラウド上という特殊な場所にデータを探しにいかなくても良いのです。
この使い勝手の良さはパソコンに詳しくない人にとって、非常に大きなメリットになります。本人だけでなくサポートの手間も大きく軽減されます。
ウインドウズのパソコンとMacBookなどのアップルのパソコンとも簡単にデータ共有することができ、iPhoneなどのスマホやiPadでも使うことができるので全てのパソコンとiPhoneなどのスマホとのデータ共有ができます。
デメリットは重要なデータが保存されたノートパソコンを紛失した時のダメージが大きいことです。データがクラウド上だけでなくパソコン内にあることは大きなメリットですが、紛失時には全てのデータが他者の目に触れてしまう可能性があるという、大きなデメリットがあります。
データを遠隔削除機能というものがありますが、これは盗まれたりなくしてしまったパソコンのドロップボックスアカウントがオンラインになった時、自動的にファイルやフォルダを削除する機能ですが、パソコンからハードディスクをはずして別のパソコンに接続されてしまった場合は全てのデータを見られてしまうことになります。
パソコンの盗難リスクと紛失してしまうリスクと確率と利便性を比べて選択をするべきだと思います。国家機密級のデータを取り扱う場合は絶対にドロップボックスを使うべきではありませんが中小企業が注意深く使う場合にはそれほどリスクが高いとは思いません。
ドロップボックスにはスマートシンクという機能があります。データを自分のパソコン内に保存せずにクラウド上に保存する機能です。この機能の本来の目的はパソコンの容量を節約するためですが、この機能を使うことで盗難や紛失時に流出するデータ量を少なくすることができます。
しかしスマートシンク機能を使うとインターネットに接続できない環境ではアクセスすることができないファイルが多くなってしまうというデメリットがあります。
使う環境とデータの重要性、データが流出した時のダメージを考えて設定をする必要があります。
ノートパソコンは安全重視でスマートシンク機能を使ってパソコン内にデータを保存しない設定にして、デスクトップは効率重視でパソコン内にもデータを保存する設定にする。これでほとんどの会社は問題なく使えると思います。
今時酔いすぎて店や電車にパソコンを置き忘れる人は少ないと思いますし、パソコン単独の盗難リスクもあまり高くないと思います。気を付けるべきリスクは車ごと盗まれてしまうパターンです。
ハイエース、プリウス、アクア、レクサス、ランドクルーザーは非常に盗難被害が多い車です。盗難高リスク車種の車内に、大事なデータが入ったノートパソコンを乗せた状態で盗難リスクが高そうな場所に車を駐めるのは絶対にやめましょう。
窃盗車については以前書いたブログがあるので張っておきます。
窃盗者は窃盗車を選んでいる！の話
ドロップボックスのプランは仕事で使う場合は最低でも月額1,200円であるPlusプランを、可能であれば月額2千円であるProfessional以上を使ってください。
ドロップボックスのプラン料金サイト
今回新型コロナウイルスの影響でテレワークや在宅勤務化が大きく進みました。通勤しないでも仕事が可能であること、効率が良いことに気が付いた企業が多いと思います。
今後はさらに通勤をしない仕事、移動しない仕事化が加速していくと思います。おいていかれないために何から何まで詰め込んで書きました。
導入しやすいように難しいことは抜きにして表面的なことばかり書きました。それぞれのサービスは奥深いので勉強し続ける必要がありますが、何よりもまず1日でも早くスタートして試し始めることです。
事業者だけでなく会社員の人も試せること、学べることが沢山あります。会社員の人達にこそいろいろ試してもらいたいです。